Hai assicurato la destinazione e completato le trattative con la proprietà ospitante, ora è il momento di concentrarsi sul contenuto della riunione e su come supererai le aspettative dei tuoi partecipanti. Come in molti incontri, scegliere il relatore principale giusto per migliorare e completare il tuo programma è spesso una delle sfide più difficili. Ecco alcuni suggerimenti per assumere il tuo prossimo relatore e assicurarti di trovare la soluzione giusta per il tuo gruppo.
Guarda i tuoi potenziali oratori esibirsi
Quando guardi un oratore dal vivo, puoi vedere come sono ricevuti dalla folla, così come il modo in cui interagiscono con il pubblico. Sono in grado di leggere le reazioni della folla e di adattarsi rapidamente alle risposte che stanno ottenendo? Un oratore principale dovrebbe assolutamente essere in grado di fornirti un video delle sessioni passate e assicurarti di guardare l'intero segmento in modo da poter determinare se hanno mantenuto l'interesse del pubblico per tutto il tempo.
Cerca relatori che ricercano e si preparano a fondo
Per il tuo incontro, vuoi una presentazione su misura che attiri il pubblico specifico che partecipa al tuo evento, il che significa che l'oratore dovrà dedicare del tempo alla creazione di un discorso da zero o alla riproposizione di un discorso esistente pensando al pubblico. Misurare la comprensione degli argomenti da parte del relatore, settore e il tuo pubblico. Assicurati di mettere per iscritto nel tuo contratto con i tuoi relatori che sanno e capiscono che hai bisogno di input e aggiornamenti sui progressi lungo tutto il percorso.
Chiedi se hanno lavorato con altre organizzazioni come la tua
Vuoi assumere un oratore che conosca il tuo pubblico e gli abbia presentato o qualcosa di simile prima. E questo vale doppio per presentazioni o keynote che trattano un argomento specifico o informazioni tecniche. In quei casi, le persone partecipano perché vogliono essere informate da un esperto, e avere un discorso generalista può farli sentire offesi. Questo è un ottimo punto da ricordare, perché anche un oratore gratuito può costarti migliaia quando i tuoi partecipanti raggiungono le uscite in anticipo e rifiutano di iscriversi all'evento del prossimo anno perché l'oratore di quest'anno era un vero disastro.
I relatori che promuovono l'evento ricevono una considerazione speciale
È sempre difficile pubblicizzare un evento e spargere la voce, soprattutto se si tratta di un nuovo evento o di un evento unico che non ha precedenti o pubblico precedente. Questo è il motivo per cui cerchi ogni potenziale via di marketing possibile, compresi i rapporti con le organizzazioni professionali, associazioni e chiunque altro con un abbonamento o una mailing list che colpisce il tuo mercato di riferimento. Ma non trascurare il fatto che anche l'oratore intervenga e pubblicizzi l'evento nella sua lista di marketing. Puoi e dovresti negoziare questo nel loro contratto, e puoi anche dare l'incentivo a commercializzare l'evento direttamente ai loro follower dando loro una parte di tutte le registrazioni che provengono dal loro sito o elenco (attraverso una sorta di programma di affiliazione/monitoraggio).
Dai la priorità ai relatori che ti intervistano
Quando si parla per la prima volta e si seleziona un potenziale relatore di eventi, presta molta attenzione a quante domande fanno e quanto sono interessati alla tua missione e al tuo pubblico. Se hai un potenziale oratore che interagisce con te fin dall'inizio, hai trovato qualcuno che dovrebbe almeno arrivare alla fase successiva del processo di selezione solo perché si preoccupa abbastanza da porre domande difficili e sta mostrando lo sforzo e la diligenza che porterà al ruolo di relatore principale per il tuo evento.
Fai attenzione agli oratori che cercano di guadagnare denaro extra vendendo i loro prodotti
I budget degli eventi sono come qualsiasi altro budget in questi giorni in quanto di solito sei costretto a fare di più con meno. E dopo aver speso soldi per il cibo, luoghi, arredamento, trasporto, eccetera., spesso non ti rimangono molti soldi. Questo è il motivo per cui spesso è molto allettante risparmiare denaro su un oratore selezionando qualcuno che è un dilettante e parlerà per l'esposizione o qualcuno che farà i soldi promuovendo i propri libri, video e altri prodotti. Entrambi vengono con i loro avvertimenti. Il dilettante probabilmente non sarà così raffinato e potrebbe non essere in grado di leggere il pubblico se la sua presentazione inizia a precipitare con il pubblico. Il professionista che sta promuovendo il suo nuovo libro o seminario può porre troppa enfasi sulla vendita e non abbastanza sull'educazione e l'ispirazione, che può far arrabbiare i membri del pubblico, soprattutto se hanno pagato una quota di iscrizione all'evento. Non dovrebbe mai riguardare l'oratore... dovrebbe sempre riguardare i partecipanti.
Comprendere i rischi di prezzi elevati, altoparlanti di alto profilo
Costoso, oratori motivazionali o celebrità di alto profilo possono certamente essere una grande attrazione, e se hai il budget per loro è difficile rifiutare quel tipo di appello che potrebbe vendere il tuo evento. Quindi, anche se possono portare molte persone attraverso le porte, una celebrità di alto profilo o un oratore motivazionale può ancora deporre un uovo quando si tratta del contenuto che fornisce (se non è rilevante per il pubblico) o della sua connessione con il pubblico. Inoltre, possono assorbire così tanto del budget del tuo evento che tutto il resto del programma ne risente, inclusi gli altoparlanti di secondo e terzo livello.
Controlla i riferimenti non elencati
ogni evento, relatore per meeting o convegni, anche i più mediocri, avere buone referenze che attestino le proprie capacità. Quindi devi scavare più a fondo per quanto riguarda i riferimenti per i tuoi altoparlanti. E va da sé che fare affidamento sulle referenze è d'obbligo. Il modo migliore per farlo è cercare in quali eventi hanno parlato in passato e chiamare gli organizzatori di quegli eventi per ottenere un feedback reale.
Contatta l'Ufficio del Turismo di Tempe se stai pianificando un evento in città e desideri cercare talenti locali. Siamo lieti di mettervi in contatto con relatori locali. Contatta il team di vendita di Tempe Tourism al numero (480) 894-8158 o inviaci un'e-mail. La National Speakers Association ha la sede nazionale proprio qui a Tempe ed è una grande risorsa. Connettiti con loro al numero (480) 968-2552 o visita il loro sito web: www.nsapeaker.org.
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